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档案信息化建设现状与应对措施

发布时间:2017-04-13       来源:转自四川省档案局网站(《四川档案》)

  一、档案信息化建设现状

  四川省档案信息化工作起步于上世纪90年代,经过二十多年的发展,从最初的档案目录数据管理发展到单机版档案管理系统,从全文数字化档案网络管理系统,到现阶段开始数字档案馆建设,取得了一定的进步和成效。

  全省大规模开展档案数字化工作始于2009年。四川省档案馆于2009年底启动民国档案数字化工作,截止2015年底已完成90多个全宗,约3000万页民国档案数字化工作。成都市数字档案馆与其新馆建设同步开展,各项设施设备按照国家档案局发布的《数字档案馆系统评测》要求建设部署,截止2015年底,完成近两千万页馆藏档案数字化;其下属锦江区、青羊区、武侯区、成华区档案馆已全部完成馆藏档案数字化加工工作。绵阳市档案局在2010年初针对市级财政逐年趋好的态势,主动将档案信息化建设融入全市信息化建设的大格局中,提前编制出《绵阳市档案事业发展“十二五”规划》,将“数字档案馆建设”列为全市“十二五”信息化发展重点专项建设项目,争取市级财政专项资金,开展馆藏档案信息化工作,截止2015年底完成约1900万页档案数字化,其下属三台县档案馆已完成4万4千多卷约820万页档案数字化工作。绵竹市档案馆在经历的2008年汶川大地震后,抓住灾后重建的时间节点,在板房中开展档案数字化工作,完成了馆藏136个全宗910万页档案数字化,是四川省首家实现了全部馆藏数字化的县级档案馆。

  然而,在全省档案信息化发展的道路上,我们仍然存在诸如与发达地区差距较大、地域发展不平衡、专业人才缺口大等问题,导致全省整体档案信息化发展水平较为滞后。

  二、档案信息化建设存在的问题

  (一)档案信息化建设与东部沿海地区存在较大差距。

  东部沿海地区由于经济发达,档案信息化起步早,基础设施较为完善,经费投入大,数字档案馆建设走在前列。2002年12月,国家档案局在深圳召开了“档案信息化建设现场演示会”,标志着“深圳数字档案馆系统工程建设”项目取得了阶段性成果。青岛市档案馆依托地方政府强有力的经济保障能力,紧跟信息技术发展方向,于2015年被国家档案局认定为“全国示范数字档案馆”。正是由于经济条件的差异,四川与东部沿海经济发达地区档案信息化建设存在较大差距。

  (二)档案信息化建设发展不平衡。

  四川省档案馆和成都市档案馆由于经济和区位优势,档案信息化建设工作开展早,基础较好,但其他市州档案信息化工作起步晚,受财政投入限制,档案信息化基础设施建设需要逐步完善。2008年以后,由于灾后重建项目和国家中西部地区县级综合档案馆建设项目,部分市(州)、县(市、区)档案馆建成新馆,并同步完成网络布线、机房建设等信息化基础设施建设,极大提升了我省档案信息化建设工作进度。在此基础之上,少部分档案馆适时开展档案数字化,逐步推动数字档案馆建设工作的开展。但是,仍然有部分市(州)、县(市、区)档案馆因为资金、技术、人才等原因,档案信息化基础设施建设不到位,馆藏档案数字化工作进展缓慢,数字档案馆建设仍停留在规划之中。

  (三)档案信息化建设专业人才缺口大。

  档案人才队伍年龄结构普遍偏大,35岁以下的档案专职人员不足六分之一,信息化的专业人才更是少之又少。技术型人才由于受到人才市场冲击,往往不能潜心于档案工作,而“清水衙门”的档案馆对高素质信息技术人又才缺乏吸引力。目前,全省各级档案部门普遍缺乏实用操作人才,导致信息化工作无人开展。在推进档案信息化进程中,信息化人才缺乏已成为档案信息化建设与发展的瓶颈。

  三、档案信息化建设主要措施

  (一)争取党委、政府支持,增加对档案信息化建设的投入。

  要积极争取当地党委、政府支持,将档案信息化建设列入当地政府电子政务建设总体规划。档案信息化建设工作离不开财政资金的投入,我们一定要积极争取财政支持,把档案信息化经费列入每年财政预算,纳入制度化轨道,使之不会因人而异、因势而变、因时而移,做到投入常态化、长效化,确保对财政投入有规可循、有章可依。

  (二)加快馆藏存量档案数字化进度,推进数字档案馆建设。

  国家档案局局长李明华在2015年底召开的全国档案工作会议上指出,“十二五”时期,我国各级档案馆按照“存量数字化、增量电子化”的要求,积极开展传统载体档案的数字化。截止2015年底,四川全省已完成165万余卷、842万余件纸质档案数字化工作,生成2.75 亿个画幅的数字化档案,其中四川省档案馆完成约3000 万页馆藏档案数字化工作。《四川省档案事业发展“十三五”规划》提出:到2020年,省档案馆基本完成民国档案数字化工作,馆藏档案数字化达到78万卷,数字化率达60%以上,全省市(州)和县(市、区)级国家综合档案馆馆藏永久档案数字化的比例,分别达到40%~75%和25%~50%。

  我们要抓住机遇,加快实施数字档案馆建设工程,力争将数字档案馆建设纳入智慧城市、数字城市总体规划,进一步提高数字档案馆建设水平,促进数字档案馆规范、有序发展,以数字档案馆建设项目来全面推动档案信息化建设。

  (三)加大数据挖掘和需求分析力度,推进数字档案资源共享平台建设。

  大数据时代的到来为档案数据的查询利用提供了新的发展方向。提前做好数据需求分析,有针对性地建立人名、婚姻、土地等社会最关心的专题档案数据库是我们今后数据工作的一个重点。我们要站在战略高度,认真对待专题档案数据库的建设问题。通过统一规划,认真组织,立足实情,将专题档案数据库建设纳入档案信息化建设的范畴中去,保持专题档案数据库建设工作的持续、稳定。同时,我们要融合“互联网+”的思维,提升档案服务质量和效率,改进档案利用服务模式,以百姓需求为导向,以档案资源共享为切入点,推动开展数字档案资源共享平台的建设。

  (四)加大安全保障力度,推进数字档案安全保障体系建设。

  要进一步完善信息安全保障体系,开展档案信息系统分级保护工作,切实做好数据安全、网络安全、数据加工过程安全、数据库安全等工作。包括:做好档案信息安全风险的评估,制定应急预案;制定信息安全管理制度,落实岗位责任,提高安全管理水平;采用成熟稳定的信息安全技术,建立信息安全防护体系;建立完备的档案信息数据备份和灾难恢复机制,做好异质异地备份工作。要根据档案信息化工作实际情况,加强领导,明确分工,设立专人负责档案信息安全的管理工作和技术工作,才能保证档案信息安全工作长期、有效。

  (五)加大人才培训和引进力度,建设专业、稳定的档案信息化工作队伍。

首先应当加强信息技术人才的引进力度,通过一系列的政策和激励机制,引得进,留得住,建立稳定的信息技术专业人才队伍;其次要建立多元化、制度化、专业化的档案信息技术教育培训体系,让档案业务工作与信息技术深度结合,充分发挥信息技术人才的专业作用,人尽其才,学有所用。对于档案信息化人才要做到全方位培养,既要培养信息化建设管理人才,做好统筹规划、组织协调、方案制定、情况跟踪等工作,又要培养信息化建设操作型人才,做好软件使用、系统维护、应急响应、技术支援等工作,同时,还要加强档案业务能力的培训力度,保证档案与信息化的不断融合;最后,人才培养制度和管理政策要与时俱进、适时调整,为人才的引进和特长发挥创造更好的条件。

(四川省档案局 罗亚夫

 

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