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新版《归档文件整理规则》在高校档案整理中的应用探讨

发布时间:2017-05-10       来源:转自四川省档案局网站(《四川档案》)


  20151025日,国家档案局修订颁布了《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015,以下简称新《规则》),代替2000126日发布的《归档文件整理规则》(DA/T 22-2000)。新《规则》于201661日起施行。新《规则》的修订和颁布主要是为了适应新形势下的档案工作需要,适用的范围也由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料,适用档案的类别主要是各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织的文书档案。那么,对于分类、整理自成一体、长期遵循1993年颁布的《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》的高校档案来说,新《规则》的实施具体意味着什么?新《规则》在高校档案管理中有没有用武之地?该怎样运用?这是本文探讨的问题。

  一、高等学校档案的分类

  根据2008年颁布的教育部令第27号《高等学校档案管理办法》规定,高校档案包括党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类等11类。根据《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》的要求,整理时,高校档案在这11大类的基础上还需要进一步细分到二级类目,例如行政类需细分为行政综合类(代号XZ11)、人事工作类(代号XZ12)、监察审计类(代号XZ13)、保卫工作类(代号XZ14)、总务后勤类(代号XZ15)、档案图书文博类(代号XZ16)等,党群类则需细分为党群综合类(代号DQ11)、纪检类(代号DQ12)、组织工作类(代号DQ13)、宣传教育类(代号DQ14)、统战类(代号DQ15)、工会工作类(代号DQ16)、团委工作类(代号DQ17)等。除2008年新增加的学生类由于其个人档案的特性不作细分外,其余10类各高校多年来都按要求进行了二级类目的细分。

  二、高校档案中可适用于新《规则》的档案类别

  高校档案除学生档案外,其余10类中,科研、基本建设、仪器设备、产品生产4类属于科技档案,需严格按项目、工程或设备等成套性、系统性特点进行组卷整理归档,执行科技档案相关技术规范;财会类属于会计档案,专业性强,执行会计档案相关技术规范。其余党群、行政、教学、出版、外事5类。新《规则》规定,该标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保管的归档文件的整理。由于教学、出版、外事三类档案既不属于科技档案,也不属于文书档案,且这三类档案有它们自身的特点,因此笔者认为,各高校可以根据自身实际情况,选择是否对这三类档案的整理方式进行改革。相较而言,党群、行政两类档案则明确是属于文书档案范畴,势必要按照新《规则》对档案整理方式作相应改革。

  三、高校党群、行政类档案执行新《规则》的细节探讨

  (一)组件

  新《规则》提出了“组件”。笔者理解,“组件”一方面是针对纸质文件对“件”的区分和组织,最主要的还是针对电子文件,是将同一份电子文件的内容、电子文件元数据、归档数据包等进行组织并将其作为一件保存的过程。

  关于纸质文件“件”的构成,在原基础上,新《规则》规定更加详细,增加了正本与翻译本为一件;中文本与外文本为一件;简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。关于来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等),老《规则》规定可为一件,新《规则》明确一般独立成件,也可为一件。即便是将来文和复文作为一件,编目时对复文的编目也应体现来文的内容,这样更能确保文件检索的查全率。对于组件过程中件内文件的排列,新《规则》也给予了详细规定。整理组件的原则增加了应符合文档一体化管理要求,保证纸质文件和电子文件整理协调统一两项原则。这也是为了更好地推进电子文件的管理。

  虽然目前大部分高校仍在组卷,但在2000版的《归档文件整理规则推行》之后,很多高校对按卷整理进行了一些改革,卷内文件基本都是按件整理和装订了。所以新《规则》组件的做法在高校文书档案的整理中推行起来难度不大,而且也符合档案工作实际和档案利用需求,从长远看也更有利于高校电子文件与纸质档案的一体化管理。

  (二)分类

  首先,新《规则》规定,归档文件采用“年度—机构(问题)—保管期限”“年度—保管期限—机构(问题)”等方法。目前高校档案由各学校自行保管,不需要向同级国家综合档案馆移交,因此各高校在整理档案时虽然对档案材料的保管期限进行了划分并在著录时予以著录,但并未在分类中对保管期限予以体现。高校档案在整理中对保管期限的弱化,导致期满档案鉴定处置工作开展不够,有的高校甚至从未开展,高校档案只进不出也导致档案库房日益紧张。因此,将保管期限作为一级分类目录,这是新《规则》与高校档案分类方案一个显著的不同点。笔者认为这也是执行新《规则》的关键点之一。

  其次,如果按照高校档案细分到二级类目的做法,以行政类(代号XZ)为例,二级类目行政综合类(代号XZ11)下则还需按保管期限进行划分。或者在同一年度下先划分保管期限,同一保管期限下再细分到二级类目。也就是说,无论是按“年度—机构(问题)—保管期限”还是“年度—保管期限—机构(问题)”分类,机构(问题)类仍需细分到二级类目,这是结合高校档案分类方案和新《规则》,对高校文书档案执行新《规则》的关键点之二。新《规则》的出台以及新形势下高校档案呈现的新特点,不管在归档范围还是整理方法上都需进行相应改革。

  (三)编制档号

  由于分类方案有所调整,档号的编制自然也需要调整。新《规则》规定的档号结构为“全宗号—档案门类代码?年度—保管期限—机构(问题)代码—件号”。上、下位代码之间用“—”,同一级代码之间用“?”隔开。因代表文书档案门类的WS又与高校档案中外事类的代码WS重复,且高校档案并未要求在档号上对门类进行区分,而是以各类档案的类别代码对所有档案进行标注,故笔者认为,新《规则》规定的档号可简化为“全宗号—年度—保管期限—机构(问题)代码—件号”。据了解,目前各高校在档号中标注全宗号的并不多。因此,从实际操作角度出发,笔者认为,高校文书档案的档号结构可进一步简化为“年度—保管期限—机构(问题)代码—件号”,需要标注全宗号时再在前面统一标注。其中,“保管期限”和“机构(问题)代码”两项可根据单位分类方案的不同交换位置。如“2016-XZ11-Y-0001”代表2016年度保管期限为永久的行政综合类档案第1件,“2016-D30-DQ16-0001”代表2016年度保管期限为30年的工会工作类档案第1件。

  (四)卷内目录、归档章及页码位置

  新《规则》规定的卷内目录中增加了“档号”“密级”两栏,且版式变为横向。笔者认为,因为栏目的增加,将版式进行调整无可厚非,在高校也能够执行。

  新《规则》规定,档号编制后,需在文件首页上端空白位置加盖归档章并填写相关内容,但并没有具体规定是盖在上方的左边、中间还是右边。据了解,因为左侧装订,将归档章盖在中间或右边的单位较多,这是多年的习惯。也有的单位认为将归档章盖在左侧更便于查找调阅。笔者认为,只要同一单位归档章的位置相对统一就没有问题。另外值得注意的是,新的归档章中,页数成为了必备项,馆编件号和室编件号合为件号,件号唯一。

  新《规则》还规定,档案的页码宜标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。但是对比高校目前执行的《高等学校档案工作规范》《科学技术档案案卷构成的一般要求》,页码的位置都要求是在正面右下角或背面左下角,与书籍、资料等印刷品页码的位置相同。因此,为保持同一单位档案外观的统一性,建议将页码的位置统一都标注于正面右下角或背面左下角。

  (五)装订

  关于装订,新《规则》专门提出了对不符合要求的纸质文件材料在装订前进行修整,对于装订材料和装订方式也都提出了明确规定,具有可操作性。

  关于装订材料,新《规则》的规定,笔者认为可以这样解读:

  永久保管的归档文件,宜采取线装法,不用不锈钢夹或封套装订。如果使用不锈钢订书钉或浆糊装订,装订材料应满足归档文件长期保存的需要;

  定期保管的归档文件,可以采取线装法,也可使用不锈钢订书钉、浆糊、不锈钢夹或封套装订,装订材料应满足归档文件长期保存的需要。

  关于装订方法,新《规则》中提到的直角装订法,通过实践发现不便于文件的利用,页数少纸张容易扯破,页数多单孔装订不稳。因此,直角装订法只适用于纸张页面较小的会计凭证的装订,而不适用于A4乃至更大幅面的文书档案的装订,用缝纫机踩边以及三孔一线装订法较适用。当然,只要装订材料符合要求,采用不锈钢钉装订也未尝不可。(作者单位:张丽 四川国际标榜职业学院综合档案室;吴丽娜 成都中医药大学档案馆)

 

  参考文献:

  [1] DA/T 22-2015, 归档文件整理规则[S].
  [2] DA/T 22-2000, 归档文件整理规则[S].

 

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